Κέρκυρα, 23 Απριλίου 2021
Αριθ. Πρωτ.: 577
Ανάρτηση στο www.ped-in.gr
 

Πρόσκληση υποβολής προσφορών

για την ανάθεση σχεδιασμού και εγκατάστασης πιστοποίησης συστήματος διαχείρισης ποιότητας κατά ISO 9001:2015

(άρθρα 118 & 120 Ν. 4412/2016)

 

Αναθέτουσα Αρχή:	Περιφερειακή Ένωση Δήμων Ιονίων Νήσων
Γενικές πληροφορίες:	Γιώργος Κρεμμύδας
Τηλέφωνα επικοινωνίας:	2671029053, 6974052823
E –mail για πληροφορίες:	info [ at ] ped-in.gr, kefalonia [ at ] ped-in.gr

 

Η Περιφερειακή Ένωση Δήμων Ιονίων Νήσων (ΠΕΔ-ΙΝ), λαμβάνοντας υπ’ όψη:

1. Τις διατάξεις του Π.Δ. 75/2011 «Περιφερειακές Ενώσεις Δήμων και Κεντρική Ένωση Δήμων Ελλάδος»,
2. τις διατάξεις των άρθρων 116, 118, 120, 208 παρ.1 και 221 παρ. 5 του Ν4412/2016,
3. την 2-3/12.02.2021 Απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου της Περιφερειακής Ένωσης Δήμων Ιονίων Νήσων με θέμα «Απόκτηση Πιστοποίησης Διαχειριστικής Επάρκειας από την ΠΕΔ-ΙΝ»,
4. το με Α.Π. 237/09.02.2021 τεκμηριωμένο αίτημα με θέμα «Πρωτογενές αίτημα δαπάνης για την ανάθεση σχεδιασμού και εγκατάστασης πιστοποίησης συστήματος διαχείρισης ποιότητας κατά ISO 9001:2015 από την ΠΕΔ-ΙΝ» (ΑΔΑΜ: 21REQ008467214) όπως εγκρίθηκε με την 2-4β/12.02.2021 Απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου της Περιφερειακής Ένωσης Δήμων Ιονίων Νήσων με θέμα «Έγκριση Πρωτογενούς Αιτήματος Δαπάνης, για την ανάθεση σχεδιασμού και εγκατάστασης πιστοποίησης συστήματος διαχείρισης ποιότητας κατά ISO 9001:2015 από την ΠΕΔ-ΙΝ» (ΑΔΑΜ: 21REQ008475257, ΑΔΑ: 6ΨΤ0ΟΞΒΚ-0Ρ3),
5. τις εξασφαλισμένες πιστώσεις του προϋπολογισμού έτους 2021 της ΠΕΔ-ΙΝ στον Κ.Α. Εξόδων 7413.003 «Διαχείριση Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων»,
6. την με Αρ. ΑΑΥΣΥΜ 109, και Α.Π. 384/04.03.2021 Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης,
7. την βεβαίωση της Προϊσταμένης της Οικονομικής Υπηρεσίας επί της ανωτέρω απόφασης ανάληψης υποχρέωσης, για την ύπαρξη του διαθέσιμου ποσού και την δέσμευση στο οικείο Μητρώο Δεσμεύσεων της αντίστοιχης πίστωσης με α/α 6/2021,

προτίθεται να συνάψει σύμβαση για την παροχή υπηρεσιών για τον σχεδιασμό, την ανάπτυξη, την εγκατάσταση, την εφαρμογή και την υποστήριξη πιστοποίησης Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας προτύπου ISO 9001:2015, με απευθείας ανάθεση, κατ’ εφαρμογή του άρθρου 118 του Ν.4412/2016.

 

Αντικείμενο

Σχεδιασμός, ανάπτυξη, εγκατάσταση, εφαρμογή και υποστήριξη πιστοποίησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (στο εξής ΣΔΠ) στην Περιφερειακή Ένωση Δήμων Ιονίων Νήσων και καθ’ ένα εκ των Τοπικών Παραρτημάτων της σε Κέρκυρα (κεντρικά γραφεία), Λευκάδα, Κεφαλονιά και Ζάκυνθο, σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο ISO 9001:2015.

CPV: 72220000-3 - Υπηρεσίες παροχής συμβουλών για συστήματα και τεχνικά θέματα

 

Προϋπολογισμός

Ο συνολικός προϋπολογισμός ανέρχεται στο ποσό των 10.000,00 € πλέον ΦΠΑ ποσού 2.400,00 €, δηλαδή στο συνολικό ποσό των 12.400,00 € συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.

 

Τεχνικές προδιάγραφες

 

Φάση Α: Αποτύπωση υφιστάμενης κατάστασης. Λεπτομερής καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης και του υφιστάμενου τρόπου λειτουργίας της ΠΕΔ-ΙΝ και των Παραρτημάτων της σε Κέρκυρα, Λευκάδα, Κεφαλονιά και Ζάκυνθο, ώστε να εντοπισθούν οι αποκλίσεις από τις απαιτήσεις του προτύπου ISO 9001:2015 και να διατυπωθούν προτάσεις βελτίωσης του τρόπου λειτουργίας της ΠΕΔ-ΙΝ και των Παραρτημάτων της, σε σχέση με το υφιστάμενο νομοθετικό πλαίσιο σε εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο.

Παραδοτέο: Έκθεση με την αποτύπωση της υφιστάμενης κατάστασης και προτάσεις βελτίωσης.

Χρονοδιάγραμμα: 2 μήνες από την υπογραφή της σύμβασης.

 

Φάση Β: Σχεδιασμός και Ανάπτυξη ΣΔΠ. Σχεδιασμός και ανάπτυξη του ΣΔΠ, προκειμένου να διαμορφωθούν τα απαιτούμενα εγχειρίδια Ποιότητας και Διαδικασιών, οδηγίες εργασίας καθώς και τα σχετικά έντυπα και υποδείγματα εγγράφων, που θα διευκολύνουν στην εφαρμογή των προβλεπόμενων διαδικασιών. Η περιγραφή των διαδικασιών, των εντύπων και των οδηγιών θα πρέπει να αποτυπωθούν με τρόπο σαφή, χωρίς γενικολογίες, και να προσαρμοστούν στις ιδιαιτερότητες που παρουσιάζει η ΠΕΔ-ΙΝ και τα Παραρτήματα της. Ο ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει αναλυτικά τις προτεινόμενες από αυτόν ενημερώσεις – εκπαιδεύσεις και να τις εντάξει στα επί μέρους στάδια του έργου, όπου κρίνεται αναγκαίο για την επιτυχή εφαρμογή του συστήματος.

Παραδοτέα: Εγχειρίδιο Ποιότητας, Εγχειρίδιο Διαδικασιών, πρότυπα έντυπα / οδηγίες εργασίας, υποδείγματα εγγράφων (συμβάσεων, αιτήσεων, εντολών, πρακτικών κλπ).

Χρονοδιάγραμμα: 4 μήνες από την υπογραφή της σύμβασης.

 

Φάση Γ: Εγκατάσταση και εφαρμογή ΣΔΠ – Εκπαίδευση εμπλεκόμενου προσωπικού. Εγκατάσταση και εφαρμογή του ΣΔΠ, εκπαίδευση του προσωπικού της ΠΕΔ-ΙΝ, καθώς και εσωτερικές επιθεωρήσεις από τον ανάδοχο για τη διαπίστωση τυχόν αποκλίσεων και εξαγωγή συμπερασμάτων σχετικά με το βαθμό εγκατάστασης και την ανάγκη εφαρμογής διορθωτικών ενεργειών.

Παραδοτέα: Πρόγραμμα εκπαιδεύσεων και σχετικό εκπαιδευτικό υλικό, πρακτικά εκπαιδεύσεων, πρακτικά συναντήσεων για το συντονισμό κατά την υλοποίηση, αναφορές εσωτερικών επιθεωρήσεων/ διορθωτικών ενεργειών.

Χρονοδιάγραμμα: 5 μήνες από την υπογραφή της σύμβασης.

 

Φάση Δ: Υποστήριξη κατά τη διαδικασία πιστοποίησης του ΣΔΠ. Ο ανάδοχος είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση διορθωτικών ενεργειών και τον εντοπισμό αδυναμιών στην αποτελεσματική εφαρμογή του ΣΔΠ πριν τη διενέργεια ελέγχου από διαπιστευμένο Φορέα Πιστοποίησης, για την αξιολόγηση του ΣΔΠ και τη χορήγηση του σχετικού πιστοποιητικού. Επίσης, αναλαμβάνει τη σύνταξη της αίτησης προς το Φορέα Πιστοποίησης και υποχρεούται να παρευρίσκεται και να παράσχει την απαιτούμενη υποστήριξη κατά την επιθεώρηση του ΣΔΠ από το Φορέα Πιστοποίησης.

Παραδοτέο: Έκθεση πεπραγμένων για τη παροχή υποστήριξης κατά τη διαδικασία Πιστοποίησης. Επισημαίνεται ότι το πρακτικό παραλαβής της φάσης Δ θα εκδοθεί κατόπιν της λήψης του Πιστοποιητικού ISO 9001:2015.

Χρονοδιάγραμμα: 6 μήνες από την υπογραφή της σύμβασης. Διευκρινίζεται ότι ο χρόνος υλοποίησης του παραδοτέου ενδέχεται να επεκταθεί καθώς θα εξαρτηθεί από την πρόοδο των διαδικασιών χορήγησης του σχετικού πιστοποιητικού.

 

 

Τεχνική και επαγγελματική ικανότητα

Οι υποψήφιοι ανάδοχοι θα πρέπει να έχουν υλοποιήσει κατά τη διάρκεια των τελευταίων πέντε (5) ετών, τουλάχιστον τρεις (3) συμβάσεις για Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο ISO 9001 σε φορείς του δημοσίου τομέα των οποίων η οργανωτική δομή και οι αρμοδιότητες προσιδιάζουν στη διάρθρωση της ΠΕΔ-ΙΝ. Επίσης, οι υποψήφιοι ανάδοχοι θα πρέπει να δεσμευτούν ότι η συνεργασία του προσωπικού τους με το προσωπικό της ΠΕΔ-ΙΝ θα γίνεται με φυσική παρουσία στα γραφεία της ΠΕΔ-ΙΝ σε Κέρκυρα, Λευκάδα, Κεφαλονιά και Ζάκυνθο.

Προς απόδειξη των παραπάνω προϋποθέσεων οι υποψήφιοι ανάδοχοι θα πρέπει να συμπεριλάβουν στην τεχνική προσφορά τους σχετικά αποδεικτικά στοιχεία και συγκεκριμένα :

• για τις συμβάσεις που έχουν εκτελέσει σε δημόσιους φορείς αντίγραφα των αντίστοιχων βεβαιώσεων καλής εκτέλεσης έργου
• για τη δέσμευσή τους για τη δυνατότητα φυσικής παρουσίας του προσωπικού τους στα γραφεία της ΠΕΔ-ΙΝ σε Κέρκυρα, Λευκάδα, Κεφαλονιά και Ζάκυνθο σχετική υπεύθυνη δήλωση.

 

Λόγοι αποκλεισμού

Αποκλείεται από τη συμμετοχή σε διαδικασία σύναψης σύμβασης οικονομικός φορέας για τον οποίο συντρέχουν οι λόγοι αποκλεισμού του άρθρου 73 του Ν. 4412/2016 ως ισχύει.

 

Περιεχόμενο και υποβολή προσφορών

Οι προσφορές των οικονομικών φορέων θα πρέπει να περιλαμβάνουν:

α) το τυποποιημένο έντυπο υπεύθυνης δήλωσης (Τ.Ε.Υ.Δ.), [άρθρου 79 παρ. 4 ν. 4412/2016 (Α 147)] όπως παρατίθεται στο Παράρτημα της παρούσης.

β) την τεχνική προσφορά. H τεχνική προσφορά θα πρέπει να καλύπτει όλες τις απαιτήσεις και τις προδιαγραφές που έχουν τεθεί από την αναθέτουσα αρχή και να περιλαμβάνει τα έγγραφα και δικαιολογητικά, βάσει των οποίων θα αξιολογηθεί η καταλληλόλητα των προσφερόμενων υπηρεσιών, με βάση το κριτήριο ανάθεσης και σύμφωνα με τα αναλυτικώς αναφερόμενα στο Παράρτημα Α.

γ) την οικονομική προσφορά. Οι τιμές που προτείνονται από τον προσφέροντα είναι δεσμευτικές για τον ανάδοχο.

Η προσφορά ισχύει και δεσμεύει τον προσφέροντα για εκατό είκοσι (120) ημέρες από την επομένη της λήξης της προθεσμίας υποβολής των προτάσεων. Η ισχύς της προσφοράς δύναται να παραταθεί εφόσον ζητηθεί από την υπηρεσία. Αύξηση τιμών των υπηρεσιών από τυχόν λάθη και παραλείψεις από την πλευρά του ανάδοχου δεν γίνονται αποδεκτές.

 

Οι προσφορές θα γίνονται δεκτές αποκλειστικά σε ηλεκτρονική μορφή (αποστολή αρχείου μέσω email) μέχρι και την 7η Μαΐου 2021 και ώρα 14:30 στα κάτωθι στοιχεία:

 

Περιφερειακή Ένωση Δήμων Ιονίων Νήσων

E-mail: info [ at ] ped-in.gr, kefalonia [ at ] ped-in.gr

με θέμα τον αριθμό πρωτοκόλλου της παρούσας πρόσκλησης: 577/23-04-2021.

 

Αξιολόγηση προσφορών - ανάθεση

Κριτήριο ανάθεσης είναι η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά βάσει τιμής.

Σε περίπτωση ύπαρξης περισσότερων της μίας αποδεκτών ισότιμων προσφορών, η ανάθεση γίνεται με κλήρωση μεταξύ των υποψήφιων αναδόχων που μειοδότησαν, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις του αρ. 90 ν. 4412/2016 (ΦΕΚ Α΄147).

Η Αναθέτουσα Αρχή διατηρεί το δικαίωμα για ματαίωση της διαδικασίας και επανάληψή της με τροποποίηση ή μη των όρων της παρούσας. Οι συμμετέχοντες δεν διατηρούν κάποια οικονομική απαίτηση έναντι αυτής.

Για την ολοκλήρωση της ανάθεσης ο ανάδοχος που θα οριστεί προσωρινά ανάδοχος, θα κληθεί να προσκομίσει τα κάτωθι δικαιολογητικά τα οποία αποδεικνύουν τη μη συνδρομή των λόγων αποκλεισμού των παρ.1 και 2 του άρθρου 73 του ν. 4412/2016 και συγκεκριμένα:

i)          Σε περίπτωση νομικού προσώπου, γενικό πιστοποιητικό και πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης του ΓΕΜΗ, τα οποία να έχουν εκδοθεί έως τριάντα (30) εργάσιμες ημέρες πριν από την υποβολή τους.

ii)        Απόσπασμα ποινικού μητρώου του/των νομίμου/ων εκπροσώπου/πων του οικονομικού φορέα, το οποίο να έχει εκδοθεί έως τρεις (3) μήνες πριν από την υποβολή του. Η υποχρέωση προσκόμισης του ως άνω αποσπάσματος αφορά αα) στις περιπτώσεις εταιρειών περιορισμένης ευθύνης (Ε.Π.Ε.), ιδιωτικών κεφαλαιουχικών εταιρειών (Ι.Κ.Ε.) και προσωπικών εταιρειών (Ο.Ε. και Ε.Ε.), τους διαχειριστές, ββ) στις περιπτώσεις ανωνύμων εταιρειών (Α.Ε.), τον διευθύνοντα σύμβουλο, καθώς και όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, γγ) στις περιπτώσεις των συνεταιρισμών τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.

Σημειώνεται ότι σε δημόσιες συμβάσεις με εκτιμώμενη αξία μεγαλύτερη των δύο χιλιάδων πεντακοσίων (2.500) ευρώ χωρίς Φ.Π.Α. και έως είκοσι χιλιάδες (20.000) ευρώ χωρίς Φ.Π.Α., οι οικονομικοί φορείς δύνανται να προσκομίζουν ως απόδειξη για τη μη συνδρομή των λόγων αποκλεισμού της παραγράφου 1 του άρθρου 73 του παρόντος, υπεύθυνη δήλωση εκ μέρους του οικονομικού φορέα, σε περίπτωση φυσικού προσώπου, ή σε περίπτωση νομικού προσώπου την υποβολή αυτής εκ μέρους του νόμιμου εκπροσώπου, ως αυτός ορίστηκε ανωτέρω ίδ. σχετ. και 79Α του ν. 4412/2016).

iii)       Φορολογική ενημερότητα σε ισχύ.

iv)        Ασφαλιστική ενημερότητα σε ισχύ.

Στις περιπτώσεις υποβολής προσφοράς από ένωση οικονομικών φορέων, όλα τα μέλη της ευθύνονται έναντι της αναθέτουσας αρχής αλληλέγγυα και εις ολόκληρον. Σε περίπτωση ανάθεσης της σύμβασης στην ένωση, η ευθύνη αυτή εξακολουθεί μέχρι πλήρους εκτέλεσης της σύμβασης.

 

Πληρωμή

Η πληρωμή του αναδόχου θα γίνει τμηματικά, με βάση την τμηματική ολοκλήρωση των φάσεων του αντικειμένου της σύμβασης και την παραλαβή των παραδοτέων κάθε φάσης και συγκεκριμένα:

• Με την παραλαβή των παραδοτέων της Α φάσης: 25% της αμοιβής.
• Με την παραλαβή των παραδοτέων της Β φάσης: 25% της αμοιβής.
• Με την παραλαβή των παραδοτέων της Γ φάσης: 25% της αμοιβής.
• Με την παραλαβή των παραδοτέων της Δ φάσης και την λήψη του Πιστοποιητικού ISO 9001:2015 από τον Φορέα Πιστοποίησης: 25% της αμοιβής.

 

Η πληρωμή θα γίνεται σε ευρώ, με την προσκόμιση των νόμιμων παραστατικών και δικαιολογητικών που προβλέπονται από τις ισχύουσες διατάξεις κατά το χρόνο πληρωμής, καθώς και κάθε άλλου δικαιολογητικού που τυχόν ζητηθεί από τις αρμόδιες υπηρεσίες που διενεργούν τον έλεγχο και την πληρωμή.

Από την πληρωμή παρακρατούνται οι ισχύουσες κάθε φορά νόμιμες κρατήσεις καθώς και φόρος εισοδήματος επί της καθαρής αξίας του τιμολογίου.

 

Πληροφορίες: Γιώργος Κρεμμύδας, Τηλ. 2671029053, 6974052823, E-mail: info [ at ] ped-in.gr, kefalonia [ at ] ped-in.gr.

 

Ο Πρόεδρος της ΠΕΔ-ΙΝ

Αλέξανδρος Παρίσης

 

[το Παράρτημα περιλαμβάνεται στα συνημμένα αρχεία MS Word και PDF]